吴江水：《完美的合同》技能一——合同文档的管理及处理

合同工作中有大量的文本需要处理、大量的文件需要管理，充分发挥电脑的功能减少无效劳动，才能提高效率和质量。这方面的技能分为两类：⒈文档管理；⒉文件处理。

⒈文档管理技能

文档管理相当于企业管理中的“生产运作管理”。它并不涉及文档内容的处理，但对避免文本误用、文件损坏、文本丢失等引起的不利后果帮助甚大。良好的文档管理便于经验的积累、成果的充分利用，以及工作效率和质量的提高。

1.1 文件管理

文件管理的目的，是避免不同客户的文档、同客户的不同文档的混淆以及因意外原因造成的文档损坏或灭失，便于客户信息的保护以及需要时的便捷查找。当前，律师工作中使用最多的是电子文档，这类文档比纸质文档更容易保存、检索、携带和处理，常见的管理方式如图所示。

文件夹管理只是文档管理的底线，即将同一位当事人的文档放在同一个文件夹里。但只有与文件名管理同时使用时，才是对后续工作最为方便的管理。

同时，文件管理还可用于提高文档安全系数。比如：设置文档自动保存，并将自动保存时间调整到3分钟；熟悉电脑临时文档存储位置；文档流转时将其设为PDF格式、为文档加密等。

1.2 文件名管理

处理合同过程中最可怕的事情莫过于旧文本覆盖了刚刚改好的新文本，或因改错了版本而劳而无功，这些低级错误即便并未误事，至少也意味着必须花费额外的时间补救。为了有效避免这类问题，根据以往的经验教训，合同电子文档的命名一般包括如下信息：

委托人字号+相对方字号+合同类别+文档名称+完成日期+个人识别码+版本识别码

上述命名方式，实际上是提取多维度描述文档特征的关键词并组合成文档名称，便于将来从不同维度用关键词检索的方式找到所需的文档。而各个中间版本的并存，则有利于在需要时回头找到以前的文本，以及权衡不同文本之间的优缺点或比较不同文本方案的利弊。

1.3文档关键词查找

这一功能可用于搜索不记得文件名只记得关键词的文档，在文件夹搜索栏搜索关键词，可列出所有包含该关键词的文档，再一一查找。如果需要，在打开的文档中打开搜索功能，可发现所有的高亮的关键词，便于核对。

⒉文案编辑技能

文字处理技能，是指充分利用各种文字处理软件里的各项功能，便捷、高效地处理文本的技能。事实上，许多软件只被使用了很少的一部分功能。

2.1 文案处理

面对大量的合同工作，充分掌握软件的实用功能才能提高工作的效率和质量。以微软公司的Word文字处理软件为例，许多功能尤其适合合同工作。

尤其是其中的文档比对功能，可用于比较发送出去的文档与发还的文档的区别，发现文档中所有被改动的部分，避免文档风险。

2.2 文档结构图

“文档结构图”的按钮因版本差异而有不同位置，但一般可以通过视图下的“导航窗口”打开。其功能是在编辑文档时，在文件的左边显示合同的各级标题，直观地显示合同的结构供分析、优化。而且点击结构图中的标题就可直接显示，并且可拖动标题调整其顺序。当然，这需要在编辑文字时将合同的大小标题按层级加进结构图。

2.3 文件排版

合同的版面是作者的“脸面”和职业形象。版面质量常常比内容的质量更容易影响阅读者的主观印象。熟练地运用字体、字号、行间距、加粗，以及确保文档位于版心、标准的首行缩进两格等，都可以有效地改善合同文本的外观，减轻阅读压力并便于审查与修改。

(摘自《完美的合同》第二版，吴江水律师版权所有)

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